Excel importeren

Hoe leden doorgeven aan Danssport Vlaanderen via een Excelimport?

  • Om leden aan te sluiten bij Danssport Vlaanderen, gebruik je de Excel importeer functie die uitgelegd is onderstaande stappen.
  • Om info van de leden te wijzigen, kan je de Excelimport opnieuw uitvoeren met de gewijzigde gegevens. Het lid zal niet dubbel worden aangesloten.
  • De info om foutief doorgegeven leden te verwijderen, lees je op deze pagina.

Stap 1: inloggen op het ledensysteem met het e-mailadres van de clubbeheerder en eigen gekozen wachtwoord.

inloggen

Stap 2: Als je ingelogd bent met je clubbeheerder account, dan kom je terecht op het Dashboard. Vanop het Dashboard, kan je naar:
- 'Importeer leden' om leden te importeren (Stap 3)

-'Raadpleeg leden' om je aangesloten leden te raadplegen.

Je kan deze pagina's ook terugvinden onder het menu 'Danssport Vl.' aan de linkerkant.

Dashboard

Stap 3: Ga naar 'Importeer leden' en download het Excel sjabloon onder Stap 1.

download Excel template

Stap 4: vul het Excel sjabloon in

Excelsjabloon

Telkens een nieuwe Excel?

Je mag de reeds ingegeven leden laten staan in je Excelfile en kan dus steeds verder werken op dezelfde Excelfile. Het systeem herkent de reeds ingegeven leden en zal deze niet dubbel aansluiten.

Je mag ook enkel de nieuwe leden uploaden en telkens werken met een nieuwe Excelfile. Dit zal wat sneller verwerkt worden door het systeem gezien er minder leden in de Excelfile staan.

Het is wel belangrijk dat je in het meest recente Excelsjabloon werkt, anders zal de upload niet lukken. Het meest recente sjabloon vindt je terug onder stap 1 in het programma..

Internationale leden

Wanneer je de landcode veranderd in de Excelfile (bijv. NL voor Nederland), kan je Nederlandse postcodes en gemeentes ingeven.
Op deze manier kan je internationale leden aansluiten en verzekeren bij Danssport Vlaanderen.

Belangrijk

Verander het Excelsjabloon niet of de import zal niet lukken:

  • geen kolommen verwijderen of toevoegen
  • geen kolom verwijderen en manueel toevoegen
  • titels en logo's niet verwijderen
  • kolommen niet van plaats verwisselen

De fictieve leden (Micky Mouse en Jane Smith) mag je verwijderen, maar hoeft niet. Deze worden automatisch genegeerd door het systeem.

Welke waarden worden aanvaard?

Als je de cel gaat staan, krijg je een dropdown menu via het pijltje. In het dropdown menu zie je de waarden die worden aanvaard.

dropdown menu

Hou rekening met hoofd- en kleine letters, koppeltekens enz...

  • Niet: OUD TURNHOUT, OUD-TURNHOUT, OUD-Turnhout, Oud Turnhout, ...
  • Wel: Oud-Turnhout

Excel tip: wil je gegevens makkelijk overzetten naar hoofdletter en kleine letters, gebruik dan de formule =BEGINLETTERS(celnaam), kopieer daarna de opgemaakte cel en plak de waarden (rechtermuisklik, plakken met 123 naast)

formule beginletters

In onderstaand document kan je nagaan welke postcodes, gemeentes en landcodes worden aanvaard.

Danssport Vlaanderen statuten

Een Danssport Vlaanderen statuut dient om mee te geven over wat voor soort lid het gaat.

De Danssport Vlaanderen statuten zijn geen verplichte velden, maar deze heeft Danssport Vlaanderen nodig om juist te kunnen rapporteren aan Sport Vlaanderen. Bovendien helpt deze informatie Danssport Vlaanderen om gericht communicatie te voeren en bij het opstellen van statistieken die mee het beleid bepalen.
Een lid kan meerdere statuten hebben. U kan volgende statuten aanduiden in de lijst (dropdown lijst):

  • Clubmedewerker
  • Trainer (= docent)
  • Recreatief lid (standaard/latin/andere vormen van koppeldans)
  • Recreatief lid (actuele dans: disco/urban/jazz ...)
  • Recreatief lid (breaking)
  • Recreatief lid (lijndansen)
  • G-dans (mentaal)
  • G-dans (fysiek)
  • Competitief lid (standard/latin/andere vormen van koppeldans)

* overige statuten worden automatisch bepaald en toegekend via het ledenprogramma

Stap 5: upload het ingevulde sjabloon

Eerst 'bestand selecteren' en zoeken op de pc. De bestandsnaam is dan zichtbaar in het programma.

Daarna drukt op de groene knop 'Ledenlijst importeren'.

download Excel template

Stap 6: je krijgt een overzicht te zien van eventuele fouten en wat er fout is (bvb e-mailadres tekort op regel 16).

Corrigeer de Excel file en doe een nieuwe import. Eens er geen fouten meer getoond worden dan is het importeren gelukt.

fouten

Alle geïmporteerde leden zie je nu ook in je overzicht 'aangesloten leden'.

Je kan naar deze pagina via het menu aan de linkerkant of via de knop op het Dashboard 'raadpleeg leden'.

aangesloten leden

Gegevens wijzigen?

Wil je later gegevens wijzigen van een lid, dan kan dat door het lid opnieuw te importeren met de gewijzigde gegevens. Het systeem herkent de reeds ingegeven leden.